fbpx
Blog o strategii organizacji eventów

Prześwietlić klienta! Czyli o jak dać się dobrze zbriefować agencji eventowej?

16.09.2019
[post_view]Brak komentarzy

Zastanawiasz się, jak przygotować dobry brief, czy jak zbriefować firmę, którą masz zamiar poprosić o ofertę? A może warto zmienić paradygmat i dać się zbriefować? Może zamiast Ty agencję, to niech agencja Tobie wskaże drogę, jaką masz pójść w procesie przygotowania wydarzenia? Dlaczego warto?

Avatar

Podziel się:

Jeśli potraktujemy brief jako kierunkowskaz dla agencji, która ma przygotować ofertę na event dla Twojej firmy, to im lepszy brief dostanę tym lepszą ofertę Ci przygotuję. Brzmi to jak truizm? Super, ale teraz skup się, bo dalej nie będzie już tak różowo.

5 minut planowania oszczędza godzinę pracy!

Co to znaczy dobry brief? Dobry brief to taki, w którym przede wszystkim określone są cele organizowanego przez Ciebie wydarzenia. Po co event ma się w ogóle odbyć, do kogo jest skierowany i jaki efekt zleceniodawca chce przez niego osiągnąć? Kiedy kierujesz do mnie zapytanie, to cel Twojego eventu jest dla mnie najważniejszy. Inne informacje, choć często bardzo istotne, są jedynie komentarzem. Dlaczego?

Moim zdaniem to właśnie cel jest fundamentem do rozmowy o evencie. Jest podstawą do całości. Nierzadko ma związek ze strategią Twoje firmy. Dlatego jeśli event potraktujemy jako narzędzie do osiągnięcia celu, to wydanie na niego często niemałych pieniędzy, powinno przynieść Ci jakiś rezultat. Tylko jaki?

Niestety, właśnie na to pytanie wiele firm nie potrafi znaleźć jednoznacznej odpowiedzi. A czasami nawet jakiejkolwiek. Do tego bardzo często osobom zlecającym organizację wydarzeń szkoda czasu na planowanie. Róbmy, a potem zobaczymy, może jakoś to będzie?

A przecież jak mawiał klasyk „5 minut planowania oszczędza godzinę pracy”.  

Nie co, tylko po co?

Gdy np. rozmawiam z daną firmą na temat celów, które chcą osiągnąć po przez organizację np. jubileuszu firmy, to najczęściej słyszę jedną i tą samą odpowiedź. ‚Bo chcemy podziękować naszym klientom, że są z nami od 25-lat.’. Czy coś jeszcze? – dopytuję. Nie, no to jest nasz cel. Czy może być jakiś jeszcze? Innego nie mamy – słyszę odpowiedź. I wówczas chciałbym zrobić tzw. face palm, ale nie robię go jedynie przez szacunek do rozmówcy. Bo brzmi mniej więcej tak samo, jakby sprzedawca w salonie zadał Ci pytanie, dlaczego chcesz kupić nowy samochód, a Ty byś mu odrzekł, że po to, aby nim jeździć.

Wiesz, ja przez ostatnie 10 lat, bo tyle prowadzę agencję eventową, spotkałem się może z kilkoma naprawdę dobrymi briefami. Większość briefów, które dostaję, jest toporna, niekompletna, mało rzeczowa, albo wręcz nieczytelna. Nic z nich nie wynika. Dlaczego tak się dzieje? Bo osoby, które przygotowują brief bardzo często nie wiedzą czego szukają, albo nie dostały lub nie zebrały wystarczająco dużo odpowiednich informacji, które byłyby podstawą jego stworzenia.

Kto przekazuje im te informację? Najczęściej kierownictwo wyższego szczebla, które… Niestety samo również nie wie, czego chce. Spotkałem się też z taką sytuacją, że osoby zarządzające mają tak odmienny punkt widzenia, co do swoich wizji i oczekiwań, że nie potrafią znaleźć wspólnego mianownika.

Moim zdaniem wynika to prawdopodobnie z braku strategii działania firmy. Zapytasz się, czy w dzisiejszych czasach jakakolwiek jeszcze firma działa bez strategii? Moim zdaniem nadal tak właśnie działa spora ilość firm w naszym kraju.

Zmiana paradygmatu!

Jest też inny powód wyżej wymienionej sytuacji, gdzie szef marketingu lub PR’u, albo inna osoba z firmy oddelegowana do znalezienia agencji eventowej, nie potrafi w odpowiedni sposób porozmawiać z zarządem i ustalić, jakie są ich wyobrażenia i cele organizacji eventu. Czyli najprościej mówiąc, nie potrafi zbriefować swoich przełożonych. A czy powinna umieć? I tu jest przysłowiowy pies pogrzebany!

Jakie jest na to rozwiązanie? Zmiana paradygmatu myślenia o briefie w ogóle, którego podstawą jest zamienienie się z miejscami. Wiele lat temu zrozumiałem, że będąc doradcą w dziedzinie produkcji eventów, to ja mam za zadanie, a nawet obowiązek zdiagnozować prawdziwe potrzeby, cel, kierunkowskaz do dalszych prac. A firma, która zwraca się do mnie o pomoc ma prawo go nie znać.

Dlatego w metodzie tej to ja briefuję firmę, a nie firma briefuje mnie, jako przedstawiciela agencji. To ja zadając odpowiednie pytania i sterując rozmową, przeprowadzam firmę przez proces szukania odpowiedzi na zadawane pytania.

Jest to pewnego rodzaju forma warsztatów, w czasie których czuję się trochę jak lekarz, który diagnozuje pacjenta, bada, sprawdza i wysyła go na badania dodatkowe.  

Daj się zbriefować!

Jak wygląda taki proces? Na początku rozmów zawsze ustalamy jedną i niezmienną zasadę. Pytania dotyczące celów i założeń eventu omawiamy wspólnie podczas sesji. Brief, a wiec nasze pytania, które przed spotkaniem przesyłam do przedstawiciela firmy, są jedynie ściągą i mają za zadanie pomóc przygotować się firmie do rozmowy. Oczywiście dobrze, jeśli przed nią otrzymamy podstawowe wytyczne (jeśli są), jak np. zakładana ilość osób, czy też wstępny termin wydarzenia itd., ale z mojego doświadczenia wynika, że nie jest to niezbędne.

Podczas spotkania szczegółowo dyskutujemy nad każdym zawartym w briefie pytaniem. I to jest moim zdaniem najważniejszy moment procesu przygotowania oferty. Im więcej się dowiem, im więcej szczegółów doprecyzuję na tym etapie rozmów, tym lepszy efekt osiągnę na koniec. A im większe będzie otwarcie się drugiej strony na dogłębne wyczerpanie tematu, tym lepszy będzie rezultat w postaci finalnego projektu oferty.

Mogłoby się wydawać, że nie ma w tym nic innowacyjnego? Powiesz nawet, że sam robisz podobnie? Być może i tak jest, natomiast dla całego briefingu najważniejsze są wspólne założenia, jakie z klientem stawiam sobie przed rozmową.

To może się udać, ale…

Pierwsze założenie jest takie, że w procesie biorą udział osoby decyzyjne, a nie te, które są pracownikami operacyjnymi. Najlepiej właściciel, prezes, albo osoby zarządzające (dyrektor marketingu, HR’u, PR’u), które mają odpowiednie kompetencje i bezpośrednio konsultują wszystkie informacje z samą górą.

Nie chcę, aby ktokolwiek po tym co napiszę poczuł się dotknięty, ale np. może być bardzo ciężko rozmawiać ze specjalistą do spraw marketingu, który w danej firmie pracuje np. od roku, o strategicznych założeniach jubileuszu 30-lecia. Po prostu nie będzie umiał odpowiedzieć na większość zadanych pytań, albo będzie robił za przysłowiowy „głuchy telefon”.

Z mojego doświadczenia wynika, że z takiej rozmowy nic nie wyniknie. Natomiast im szybciej najwyższy szczebel firmy zaangażuje się w proces decyzyjny, tym lepszy efekt uzyskamy. Przykład?

To nie jest dobry briefing!

Rok temu pojawiliśmy się w pewnej śląskiej firmie, która chciała zorganizować swoje 25-lecie. Spotkanie odbyło się w dużym gronie. Dwie osoby z marketingu i dwie osoby z PR’u, które pełniły średni szczebel kierowniczy. Nad nimi byli dyrektor marketingu i członek zarządu, którzy jednak nie raczyli wziąć udziału w spotkaniu, bo nie mieli czasu… 

Podczas dwugodzinnej sesji odpowiedzieliśmy sobie na wszystkie pytania. Wyglądało na to, że spotkanie było całkiem owocne. Po nim ja i mój zespół rozpoczęliśmy przygotowania oferty. Zajęło nam to dwa tygodnie, po czym przyjechaliśmy na kolejne spotkanie, na którym zaprezentowaliśmy owoc naszej pracy. Już tym razem przed członkami zarządu, którzy…

Podczas prezentacji dowiedzieliśmy się, że wszystko jest nie tak, że nasza oferta nie spełnia ich oczekiwań, i wyobrażeń o jubileuszu, które… Były zupełnie inne, niż operacyjnych osób z marketingu i PR’u.

Do tego osoby te z nikim „wyżej” nie skonsultowały wyników naszej sesji. Jak się okazało przedstawili nam swoje domysły i założenia, a nie wyobrażenia o evencie zarządu firmy. Dlaczego? Bo przed spotkaniem z nami zadali zarządowi bardzo ogólnikowe pytania, a reszta była tylko ich domysłami, a nie faktami. Bo zarząd dla nich też nie miał czasu!

Ostatecznie stanęło na tym, że firma, która ‚nie dostała żadnej satysfakcjonującej oferty’, zdecydowała nie robić jubileuszu w ogóle. Nie zmienia to faktu, że jej pracownicy zawrócili głowę trzem agencjom (dobrze, że nie dziesięciu, jak to często bywa), które napracowały się nad pomysłami, które suma summarum trafiły do kosza.

Oczywiście agencjom za ich pracę nikt im nie zapłacił. No bo niby dlaczego? Przecież nie spełniały oczekiwań firmy!

Budowanie relacji, a nie tylko zbieranie informacji.

Drugie założenie jest takie, że briefing to próba zbudowania relacji z klientem. To położenie kart na stół i sprawdzenie, w którym miejscu lejka zakupowego klient się znajduje. Czy faktycznie chce zorganizować event, czy tylko się zastanawia. Czy zarząd firmy traktuje event jako wynikającą ze strategii inwestycję, czy jako niepotrzebny koszt. Czy też może dział marketingu chce zrobić wszystko sam (bo tak zadecydował zarząd), a spotyka się z agencjami, aby zebrać pomysły (sic!).

Zakładając jednak, że klient z którym rozmawiam faktycznie szuka agencji, to briefing jest w tej sytuacji zyskiem przede wszystkim właśnie dla niego. Bo poprzez sposób zadawania pytań, dociekliwość, próbę znalezienia odpowiedzi na kluczowe pytania, poznaje się warsztat i doświadczenie agencji, a także jej troskę o rezultat, jaki dana firma chce osiągnąć przez realizację wydarzenia.

Moim zdaniem nie da się tego zrobić przez organizowanie skomplikowanych przetargów wymagające przedłożenia licznych dokumentów z załącznikami, z których często nic nie wynika. Niczego nie zastąpi szczera i otwarta rozmowa. Ale może się mylę?

Pozdrawiam
Damian

p.s. Jeśli szukasz konsultingu eventowego, firmy, która pomoże Ci zrozumieć potrzeby Twoje i Twoich klientów w obszarze planowanych działań eventowych, to zapraszam do kontaktu. Namiary na mnie znajdziesz TUTAJ.

MOŻE CIĘ TO TEŻ ZAINTERESUJE

Jak sprawić, aby Twoje firmowe Christmas Party zakończyło się totalną katastrofą?

Jak zorganizować nowoczesną konferencję. Organizacja konferencji krok po kroku.

Jak zorganizować nowoczesną konferencję i cieszyć się wysoką frekwencją?

Jak zorganizować konferencję szkolenie warsztaty spotkanie offline COVID-19 koronawirus

Jak zorganizować event, wydarzenie, konferencję w czasie COVID-19?

Jakie trendy w organizacji eventów i konferencji w 2020 roku wskazują moi klienci?

dyskusja