fbpx
Blog o strategii organizacji eventów

Jakie ważne pytania powinieneś zadać agencji eventowej, zanim podpiszesz z nią umowę?

25.11.2019
[post_view]Brak komentarzy

"Agencje eventowe kłamią! Obiecują gruszki na wierzbie, a potem okazuje się, że nie powiedziały o połowie kosztów i detali". Tak o pracy z agencjami wypowiedział się jeden z dyrektorów marketingu, z jakim niedawno się spotkałem. O czym istotnym nie mówią jeszcze agencje eventowe? O wielu rzeczach!

Avatar

Podziel się:

Kiedy zbierasz oferty, czy też organizujesz przetarg na organizację eventu, konferencji czy spotkania integracyjnego dla Twoich pracowników, ciężko jest Ci pewnie czasami porównać to, co otrzymałeś. Załóżmy, że wszystkie oferty na Twoje wydarzenie są piękne, dopracowane, pomysły na event są kreatywne i dopasowane do Twoich potrzeb, a budżet składa się do kupy. Można powiedzieć, że jest idealnie. Ale czy aby na pewno?

Załóżmy nawet, że po wstępnym przesianiu ofert na organizację eventu zostają Ci dwie lub trzy, pomiędzy którymi musisz dokonać wyboru. Czy masz wówczas pełną wiedzę do tego, aby wybrać tą najwłaściwszą? Czy jesteś pewien, że o wszystko zapytałeś agencję eventową?

Jeśli masz w organizacji eventów duże doświadczenie, to pewnie masz wystarczającą wiedzę. Ale jeśli wcześniej nie robiłeś żadnego dużego wydarzenia, tylko same małe, a teraz stoi przed Tobą zadanie znalezienia agencji, która udźwignie ciężar, dajmy na to, produkcji dużej realizacji jubileuszowej, albo wielkiej konferencji, to sam widzisz, że to jednak trochę coś innego. A może jesteś osobą, która jest nowa w firmie i co prawda zajmowałeś się marketingiem, ale nigdy wcześniej współpracą z agencjami eventowymi. A no właśnie! I co wtedy? Wówczas masz wątpliwość, czy Twój wybór jest właściwy.

Z poniższego tekstu dowiesz się między innymi tego:

a) Jakie pytania zadać agencji eventowej, zanim podpiszesz umowę z tą właściwą?
b) O co powinieneś zapytać osobę, która przedstawia Ci ofertę, aby upewnić się, czy jej zapewnienia nie są jedynie sprzedażowym bullshitem?
c) Jakie zapisy zawrzeć w umowie na organizację wydarzenia, aby zabezpieczyć interes Twój i Twojej firmy?
d) Jak skonstruować umowę na organizację eventu?

Jak umiejętnie wybrać agencję eventową i co jest najważniejsze?

W naprawdę niewielu agencjach jest tak, że ta sama osoba z agencji, która przygotowuje projekt i prezentuje go przed klientem potem dowozi go do końca, jako producent wydarzenia. Kiedy otrzymujesz więc ofertę na organizację eventu, to dosyć często wysyła lub prezentuje Ci ją osoba odpowiedzialna za sprzedaż, która praktyki w organizacji nie ma zbyt wiele. Jest sprzedawcą, a nie producentem eventu. Co to dla Ciebie oznacza?

Załóżmy, że masz np. 2 lub 3 oferty do ostatecznego porównania, każda wygląda dobrze, portfolio agencji eventowych i ich referencje są nie do podważenia. Co wówczas musisz zrobić? Zanim podejmiesz ostateczną decyzję, to poproś o spotkanie z osobą, która fizycznie będzie odpowiadać za wydarzenie i która będzie je produkować. Pogadaj z kimś, kto będzie z Tobą ustalać wszystkie szczegóły wydarzenia, kto potem weźmie za to odpowiedzialność i fizycznie będzie odpowiadać za jego przebieg podczas realizacji.

Handlowiec będzie przed Tobą roztaczał wizje wspaniałego wydarzenia, zachwyconych klientów, efektu WOW, będzie Ci nawijał makaron na uszy, bo nie jest odpowiedzialny za realizację, tylko za pozyskanie klienta. Dlatego to szef produkcji eventu, a nie handlowiec, który Ci wysłał ofertę, czy nawet czasami właściciel firmy, który pokazuje się na spotkaniu, a potem deleguje zadania na osoby z dużo mniejszym doświadczeniem, jest z ramienia agencji najistotniejszą osobą dla Twojego wydarzenia.

Przykład? Każdy z nas, nie tylko w kwestii organizacji eventu sparzył się na tym, że ktoś mu coś obiecał, a potem przerzucił całą pracę na innych, umywając ręce od odpowiedzialności za efekt działania. Ja tak między innymi ostatnio musiałem zmienić agencję od „adwordsów”, którą zatrudniłem do wsparcia drugiego prowadzonego przeze mnie projektu (oprócz agencji, która jest moją główną gałęzią działania, współzarządzam projektem e-commerce).

Handlowiec w do niedawna współpracującej ze mną agencji, pokazywał piękne przykłady działań, portfolio, doświadczenie, a także referencje. Nie miałem w tym wówczas zbyt wielkiego doświadczenia (przyznaję się bez bicia), dlatego dałem się omamić i zwieźć pięknym „kejsom”. Niestety w ciągu 4 miesięcy współpracy z byłą już agencją, osoby z którymi bezpośrednio pracowałem zmieniały się 3 razy. Każda, która zabierała się za mój projekt, była „świeżakiem”, a ja jej poligonem doświadczalnym, na którym eksperymentowała swoje niekoniecznie trafione pomysły.

Dopiero po kilku miesiącach skapnąłem się, że nic z tego nie będzie i wypowiedziałem umowę. Kiedy wybierałem nową agencję, mając już pewne doświadczenie (a jak mawiała moja babcia, doświadczeniem zwykliśmy nazywać  własną głupotę), zanim podpisałem nową umowę, poprosiłem o rozmowę z osobą, która będzie mnie bezpośrednio obsługiwać. Żeby było jasne, brałem pod uwagę aż 3 porównywane agencje, a ostatecznego wyboru dokonałem dopiero po rozmowie z każdym z potencjalnych opiekunów.

Tylko jedna osoba wydała mi się w pełni wiarygodna, poświęciła mi odpowiednią ilość czasu. Jednak powtórzę, każda z trzech agencji miała rewelacyjne portfolio, super doświadczenie i w każdej z nich handlowiec pięknie nawijał mi makaron na uszy :)

Jakie zapisy umieścić w umowie na organizację eventu z agencją eventową?

Jaki więc się zabezpieczyć? Koniecznie wpisz w umowie główną osobę kontaktową z ramienia agencji, z którą będziesz pracować, ustalać szczegóły i podejmować kluczowe decyzje. Nie daj sobie „wcisnąć” kogoś w zastępstwie, kto nie będzie o wszystko pytać innych.

Stwórz też zapis przewidujący, co się stanie, gdy ta osoba np. odejdzie z firmy, zachoruje, pojedzie na urlop albo np. zostanie przesunięta do innego projektu. Kto wówczas przejmie stery? Zapytaj się o to, zanim podpiszesz umowę!

Przykład? Z informacji, które otrzymuję od moich klientów wynika, że bardzo często bywa tak, że osoba sprzedająca event „znika” niedługo po podpisaniu umowy. Agencja sprzedaje np. większe zlecenie, dlatego „Twój event manager”, jest przesuwany do ważniejszych projektów. Wówczas robi się nieciekawie, prace się często opóźniają, klient się denerwuje, a agencja zapewnia, że to przejściowe.

Jak z tego wybrnąć? Dobrym rozwiązaniem jest wpisanie do umowy dwóch, a nawet trzech osób kontaktowych, które są odpowiedzialne za uzupełniające się obszary projektu, ale wzajemnie wspierają się w przypadku przejściowych sytuacji kryzysowych.

W mojej agencji na przykład jest tak, że ja odpowiadam za produkcję i realizację eventu od strony programu, techniki, artystów i całej reżyserii wydarzenia. Druga wydzielona osoba, jest osobą decyzyjną do kontaktu z klientem w temacie hoteli, cateringu, scenografii, a trzecia w temacie kwestii finansowych i prawnych. Zawsze jednak wiem o tym, czym się zajmuje druga, czy trzecia osoba i odwrotnie. Przez to projekty realizowane są płynnie i są dowożone na czas.

Co jest więc dla Ciebie najważniejsze w podjęciu decyzji o wyborze agencji? Odpowiedź na pytanie, kim jest szef produkcji. Kto finalnie odpowiada za efekt działań, kto bierze za to odpowiedzialność, kto pracuje z Tobą i ustala wszystkie szczegóły.

Dlatego zanim podpiszesz finalną umowę, to dokładnie sprawdź, jak Ci się z Tą osobą rozmawia, jakie ma doświadczenie, i na ile jest dla Ciebie wiarygodna w ramach przekazywanych informacji. Nie wierz handlowcowi i jego obietnicom. Sprawdź osobę, z którą będziesz faktycznie pracować. A jeśli agencja Ci odpowiada i jej pomysł również, ale osoba odpowiedzialna za produkcje już nie, to poproś o przydzielenie innej osoby, z którą będzie Ci się dobrze pracować. To Ty jesteś klientem!

Czy lepiej wybrać agencję, która ma dużo realizacji, czy która ma mało?

Wiele agencji chwali się, że są tak zorganizowane, że są w stanie np. zrealizować nawet 3, albo nawet 4 eventy na raz. O ile w przypadku wydarzeń bardzo powtarzalnych jak np. schematyczne pikniki, czy imprezy integracyjne nie powinno to stanowić specjalnego problemu (wierzę, że jest to możliwe), to jednak nie wyobrażam sobie, aby taka agencja potrafiła na raz skoordynować dobrze 3-4 duże projekty konferencyjne albo jubileuszowe np. każdy dla 500 osób i do tego w różnych częściach Polski.

Uważam, że jeśli ktoś chwali się dużą ilością realizacji, to raczej rzadko może się pochwalić tym, że są to projekty wyjątkowe. Wysokiej jakości eventy wymagają pracy, czasu i dopracowania szczegółów. Jeśli ktoś idzie w ilość, to z reguły są one raczej przeciętnej jakości.

Jeśli szukasz więc agencji, która stawia na jakość, to zadaj jej pytanie, ile wydarzeń realizuje w ciągu roku? A równocześnie drugie, ile projektów realizuje w tym samym czasie, co Twój? Jeśli dana agencja realizuje kilkaset eventów rocznie (a są takie agencje w Polsce, które chwalą się takim realizacjami), to będziesz jednym z ich kilkuset klientów. Nie licz więc raczej na indywidualną, szybką i spersonalizowaną obsługę, a także na oryginalność proponowanych Tobie koncepcji.

Przykład? Eventy takich agencji są też raczej schematyczne i powtarzalne, gdyż nie ma tu zbytnio czasu na bezpośrednie doradztwo. To trochę tak, jakby tą sytuację porównać do wyjazdu do hotelowego molocha versus do hotelu butikowego. Gdzie dostaniesz bardziej indywidualną opiekę? Gdzie w przypadku problemów lub pytań szybciej zostaniesz obsłużony? Gdzie poczujesz się bardziej zrozumiany? Gdzie zostanie Ci poświęcone więcej czasu?

Inny przykład, to restauracja. Czy wolisz iść do takiej, która dziennie obsługuje tysiące klientów, czy raczej to do takiej, w której jest kilkanaście stolików i rezerwacji trzeba rezerwować z odpowiednim wyprzedzeniem? Dania są jednak wyjątkowe, dopracowane, a kelner ma dla Ciebie czas, a nie nerwowo goni do kolejnego stolika. Odpowiedź pozostawiam Tobie.

Czy lepiej wybrać agencję, która ma różnorodne czy powtarzalne realizacje? 

To zależy. Jeśli szukasz np. firmy, która robi świetne imprezy w określonej konwencji, a taka w której się specjalizuje akurat Ci odpowiada, to może warto wybrać właśnie taką firmę. To trochę tak, jakbyś miał ochotę na hamburgera. Wolisz pójść do restauracji, w której menu jest jeden hamburger, czy może do knajpy, która serwuje tylko i wyłącznie hamburgery, za to w 20 różnych wariantach?

Jeśli jednak stoi przed Tobą zadanie stworzenia wyjątkowego eventu, który faktycznie będzie dopasowany do strategii Twojej firmy (a nie przerobiony na podstawie setek innych pomysłów, które wcześniej agencja zrealizowała, albo oferowała innym firmom), to może jednak warto wybrać agencję eventową, która ma w swoim portfolio różnorakie wydarzenia. Dlatego zanim wybierzesz agencję, zapytaj się o jej portfolio. Sprawdź, na ile są to praktycznie te same projekty powtarzane w kolejnych firmach, a na ile pomysły tworzone od zera, pod konkretną strategię i profil firmy.

Przykład? Agencja, która chwali się na swojej stronie cały czas podobnymi do siebie realizacjami, które do tego organizuje ciągle w tych samych obiektach, raczej nie zaproponuje Ci oryginalnego pomysłu i do tego być może nie sprawdzi się w nieznanym jej obiekcie, jeśli wcześniej nawet tam nigdy nie była.

Podobnie może być z agencją eventową, która na swoich imprezach ma ciągle tych samych artystów, takie same gwiazdy i podobnie wyglądające pod kątem techniki realizacje. Z jednej strony może być wyspecjalizowana w pewnym typie wydarzeń, z drugiej jednak strony, może nie potrafić kreatywnie podejść do nowego miejsca, ani może nie umieć stworzyć oryginalnego pomysłu.

Wszystko zależy od tego, czego szukasz?  Na pewno jednak agencja, która ma w swoim portfolio różnorodne realizacje, w różnych obiektach w Polsce, a do tego poza granicami naszego kraju, będzie miała większe doświadczenie i wiedzę, jeśli chodzi o zrealizowanie wymagającego projektu tworzonego od zera, niż agencja, która od kilku lat robi podobne projekty w kilku miejscach na krzyż.

To od Twoich założeń zależy, czy wygodniej dla Ciebie będzie zaufać agencji, która rutynowo ciągle robi to samo, czy może jednak takiej, która „bierze na klatę” indywidualne zlecenia i umie (z uwagi na swoje doświadczenie) podjąć się niesztampowego projektu eventowego.

Jeśli robisz małe wydarzenie lokalne, to miejscowa agencja będzie OK. Jednak jeśli ma być to duże przedsięwzięcie, to lepszym rozwiązaniem będzie agencja z szerokim doświadczeniem, w wielu lokalizacjach w Polsce i różnorodnym portfolio klientów.

Reasumując

Zanim wybierzesz ostatecznie daną agencję, dowiedz się, jak ważnym klientem dla niej jesteś. Kto Cię będzie obsługiwać? Kim jest ten człowiek i jak wygląda proces produkcji wydarzenia?

Zapytaj się, ile w tym samym czasie projektów agencja ma na tapecie? Czy idzie na ilość, czy na jakość realizowanych eventów?

Dobrze przyjrzyj się portfolio agencji. Zobacz, czy robi raczej dużo powtarzalnych eventów, czy może raczej mniej, ale za to wyjątkowych, a dzięki temu ma szerokie doświadczenie?

No i wreszcie sam sobie odpowiedz na kluczowe pytanie. Czy lepiej zaufać małej agencji, która bardziej skrupulatnie przykłada się do działania i której będzie bardziej zależeć. Czy może jednak dużej i obsypanej wieloma nagrodami, która realizuje wiele projektów na raz, ale w której będziesz jednym z wielu klientów?

Wybór oczywiście pozostawiam Tobie, bo nie wiem co jest dla Ciebie najważniejsze.

Pozdrawiam
Damian

MOŻE CIĘ TO TEŻ ZAINTERESUJE

Jak będzie wyglądać świat eventów po zakończeniu pandemii COVID-19?

Dlaczego zakochałem się w Targach Kielce i chciałbym tam zorganizować duży event?

Prześwietlić klienta! Czyli o jak dać się dobrze zbriefować agencji eventowej?

Jakie książki powinien przeczytać każdy, kto zajmuje się organizacją eventów?

dyskusja