fbpx
Blog o strategii organizacji eventów
Jak zorganizować konferencję szkolenie warsztaty spotkanie offline COVID-19 koronawirus

Jak zorganizować event, wydarzenie, konferencję w czasie COVID-19?

01.04.2020
[post_view]Brak komentarzy

Jak zaangażować uczestników przenosząc wartości i elementy offline do wirtualnego świata? Zestaw pomysłów i porad, jak zorganizować wysokiej jakości szkolenie, warsztaty, spotkanie online. Jak przygotować scenariusz i kwestie techniczne? Case studies w oparciu o sytuację z COVID-19.

Avatar

Podziel się:

Z powodu epidemii eventy nie odbędą odbywać się co najmniej do końca kwietnia. Istnieje również obawa, że dopiero po wakacjach ruszą kolejne konferencje, spotkania integracyjne, kongresy, szkolenia czy warsztaty offline. Co to oznacza? Przeniesienie eventów z tzw. offline do online.

Rozwiązania online, które do niedawna były przez wielu naszych klientów wręcz marginalizowane, cieszą się obecnie bardzo dużym zainteresowaniem. Potrzeba spotkań i rozmów pozostała, a może nawet jest jeszcze większa niż wcześniej. Brakuje nam innych, siedzimy zamknięci w czterech ścianach, często z małymi dziećmi. Można dostać fisia!

A ludzie chcą ze sobą porozmawiać, chcą się zobaczyć, chcą się pokłócić, czy też nauczyć się czegoś nowego. Mają pytania, rozterki, obawy i lęki. Większość z nas najnormalniej w świecie się boi, bo we współczesnym świecie nic takiego ludzkości nie dotknęło. Jedni wariują przez dzieci, inni siedzą sami  w domu i się nudzą. Wszystkich dotknął ten sam problem, ale każdy z nas w swoim domu, w swojej firmie, musi się z nim zmierzyć ciut inaczej.

W bardzo wielu firmach z którymi rozmawiam, działy HR’u, PR’u, marketingu, czy sprzedaży zachodzą o głowę, jak efektywnie wykorzystać ten czas angażując w spotkanie swoich klientów i pracowników, którymi, siedzącymi w swoich domach, targają różnego rodzaju emocje. Lęk, obawa o przyszłość swoją i bliskich, demotywacja, sytuacje kryzysowe w firmie, a także pytania o przyszłość przedsiębiorstw, zatrudnionych pracowników, niezrealizowanych zamówień itd. To tylko niektóre z problemów, które możesz obecnie spotkać w swojej firmie w związku z sytuacją spowodowaną pandemią COVID-19. Jest ich oczywiście znacznie więcej.

Pamiętaj, że Twoi pracownicy i klienci sami szukają pomocy i wartościowego kontentu. Zapisują się na webinary, śledzą mówców i trenerów, czytają, piszą, angażują się w dyskusje. Nie wszystko jest jednak wartościowe. W sieci jest mnóstwo śmieci, bo wiele osób próbuje coś robić, coś gadać, coś tworzyć. Często nie mają jednak doświadczenia, wiedzy, ani pomysłu na to, co i komu chcą właściwie zaoferować. Mydło i powidło. Jest też sporo nieuczciwych ludzi, którzy próbują na tym zarobić sprzedając kontent niskiej jakości. Do tego połączenie często się rwie, a całość jest wątpliwej jakości merytorycznej.

Czy można więc stworzyć wysoki jakościowo przekaz, który w dodatku połączy działania online z offline, zaangażuje uczestników, a do tego pozwoli rozwiązać powstałe w firmach wyzwania i problemy? Jak zrobić to kreatywnie, produktywnie i efektywnie? Jak zorganizować warsztaty czy szkolenie, aby biorące w nich udział osoby nie były jedynie biernymi uczestnikami takiego wydarzenia? Jak wkomponować w to wszystko Twoją markę i firmę?

Do tej pory brakowało odpowiednich narzędzi, które mogłyby ten problem rozwiązać. Być może mamy na to odpowiedź. Zobacz metodę, którą opracowaliśmy i sam oceń, czy i jak możemy pomóc rozwiązać Twój problem i wesprzeć realizację wyzwań, które stoją przed Tobą i Twoją organizacją.

Jak efektywnie połączyć działania offline z online?

Obecnie największym wyzwaniem wielu firm jest znalezienie sposobu na efektywne zorganizowanie spotkania w online. Co to znaczy efektywnego? A no takiego, które angażuje uczestników, jest ciekawe, wnosi coś wartościowego, pomaga rozwiązać problemy i obaawy itd. Oczywiście wydarzenia online odbywały się przed na długo przed pandemią, a także odbywają się obecnie. Jest ich naprawdę sporo. Natomiast zazwyczaj mają one charakter jednokierunkowy tj. jedna osoba coś mówi i prezentuje, a pozostałe je słuchają.

Można oczywiście zadać pytanie prowadzącemu i nawet otrzymać na to odpowiedź, ale zazwyczaj odbywa się to na chat’cie, a nie bezpośrednio tzn. face to face. Poza tym, jak wytrzymać osiem godzin przed komputerem? W dodatku, kiedy w drugim pokoju bawią się dzieci, które co chwile czegoś chcą i przeszkadzają nam w spotkaniu? Czy jest z tego jakieś wyjście?

Zobacz nasze rozwiązanie. Stworzyliśmy metodę efektywnego łączenia doświadczeń z offline z działaniami w online.

Organizacja Eventów Online Warsztaty Szkolenia Agencja Eventowa

W zeszłym tygodniu dla jednego z naszych klientów zrealizowaliśmy spotkanie, którego interesariuszami byli prezes i szef sprzedaży firmy z branży budowlanej, którzy na spotkanie zaprosili swoich 28 handlowców.

Jaki był cel spotkania? Stworzenie nowej strategii działania związanej z pandemią COVID-19 i obecną sytuacją przedsiębiorstwa na rynku. Nie była to jednak „normalna” telekonferencja, ale wyreżyserowany event, który zawierał w sobie następujące elementy:

  • prowadzący / moderator – w swoim studio prowadził spotkanie i merytorycznie wiązał poszczególne elementy spotkania
  • dwóch trenerów (znane nazwiska) – gdzie każdy z nich miał do zagospodarowania 2,5 godzinne warsztaty
  • działania równoległe – w tym samym czasie w drugim pomieszczeniu żony handlowców wraz z dziećmi (jeśli je oczywiście mieli i jeśli była taka możliwość, a zdecydowana większość miała), brały udział w warsztatach aerobiku, tańca oraz warsztatach gotowania, a także szybkim kursie baristycznym, które (również online) prowadzili znani instruktorzy

Co wyróżniało więc nasze wydarzenia od innych, które widzicie, albo w których braliście udział? To, że projektując doświadczenia przygotowaliśmy szereg elementów, które były związane ze światem offline. Na przykład?

  • na dzień przed wydarzeniem do uczestników spotkania przyszła specjalnie przygotowana paczka
  • w niej znalazły się materiały i przedmioty, które w dniu warsztatów uczestnicy wykorzystywali w czasie zadań
  • specjalny „Event Box” zawierał elementy warsztatów, które w czasie zajęć trenerzy „odpalali” zdalnie prosząc o ich otworzenie, zapoznanie się, wyjęcie i użycia podczas wspólnych prac (materiały, książki, gadżety)
  • w pudle znajdowały się również produkty i narzędzia potrzebne do przygotowania wspólnej pizzy, a także elementy niezbędne do warsztatów kawowych (uczestnicy nie musieli się więc martwić o ich zdobycie, wszyscy dostali takie same przesyłki)
  • w paczkach znalazło się również dobre wino, czekoladki i drobiazgi dla dzieci (książki oraz zdrowe słodycze, dostosowane do wieku pociech), które uczestnicy eventu „otworzyli” na końcu spotkania, po wirtualnym przekazaniu ich przez prezesa firmy.

Jaki efekt osiągnęliśmy organizując tego typu spotkania? Przede wszystkim uspokoiło ono nastroje w firmie naszego klienta, pozwoliło znaleźć dystans do obecnej sytuacji, a przede wszystkim pokazało, że szefostwo myśli i troszczy się o nich i o ich rodziny.

Zespół mógł porozmawiać z szefostwem, były pytania, dyskusje itd. Powstało mnóstwo kreatywnych pomysłów, a przede wszystkim plan działania na ich wdrożenie. Zespół „wyszedł” ze spotkania wzmocniony, z nową wizją i misją firmy, która za pomocą profesjonalnych trenerów nabrała wymiaru materialnego umiejscowionego w czasie i w przestrzeni.

Idąc dalej. Za dwa tygodnie zaplanowane jest już kolejne spotkanie, bo tematyka poruszona podczas pierwszego nie została wyczerpana. Rozmawiamy też o cyklicznych spotkaniach, które miałyby się odbyć minimum co dwa  trzy tygodnie.

Powyższy realizacja, w której równolegle przygotowaliśmy animacje dla dwóch grup przebywających w jednym mieszkaniu tj. handlowców i ich żon lub partnerek, a często również dzieci, wymagało zebrania odpowiednich informacji o uczestnikach eventu i stworzenia programu oraz scenariusza dopasowanego do grupy. Przy tworzeniu spotkania ściśle współpracowaliśmy z działami HR i sprzedaży firmy klienta. Odbyliśmy też godzinną rozmowę z prezesem firmy, w której udział wzięli obaj trenerzy. Pozwoliło to nam jeszcze lepiej przygotować się do powierzonego nam zadania. Tworząc projekt patrzyliśmy przede wszystkim na cel, który chcemy osiągnąć i do tego dopasowaliśmy odpowiednie klocki układanki.

Całość realizacji eventu wymagała również sprawdzenia kwestii technicznych, bo zarówno w tym, jak i w kolejnym przypadku, wszyscy ze wszystkimi się słyszeli, komunikowali i dyskutowali. Synchronizacja i reżyseria eventu wyglądała więc zupełnie podobnie do pracy realizatora telewizyjnego, który musiał szybko i umiejętnie przełączać obraz pomiędzy rozmówcami, aby jak najbardziej przypominało to komunikację face to face.

Nieodzownym elementem spotkania był również prowadzący event, który moderował całe spotkanie nadając mu odpowiedni rytm, pilnując timingu i czuwając nad przebiegiem warsztatów. To zupełnie tak samo, jak podczas spotkania w offline.

Kluczowym elementem spotkań online, jest jednak zaangażowanie uczestników i powiązanie przekazywanej na ekranie wiedzy z działaniami w realnej rzeczywistości. Przykładem mogą być ww. warsztaty gotowania, które zakończyły się konkursem na najpiękniejszą pizzę (niestety smaku nie dało się oceniać), podczas którego głosowanie dokonywane było przez specjalną aplikację.

Oczywiście nie wyklucza to innych pomysłów i możliwości. Zrobić da się wiele, wymaga to jednak odpowiedniej logistyki. Ograniczeniem jest często liczba osób. Inaczej przygotowuje się elementy offline dla grupy 30 rodzin, a inaczej dla 150. Im więcej osób, tym bardziej ograniczona bywa również komunikacja w czasie spotkania. 


Innym przykładem działania może byś spotkanie z tego tygodnia. Podczas dwóch warsztatowych dni szef sprzedaży, dyrektor marketingu i dwóch członków zarządu firmy z branży produkcyjnej „spotkało się” ze swoimi kluczowymi klientami. Łącznie przedstawiciele firmy oraz 20 klientów każdego dnia.

Formuła spotkania była nieco inna niż opisana powyżej. Celem klienta, było przede wszystkim wsparcie biznesu swoich kontrahentów (głównie dystrybutorzy), przez danie im wartościowego kontentu i wiedzy, która pomogłaby im poradzić sobie w obecnej sytuacji, wesprzeć ich biznesy (często rodzinne) i wysłać również sygnał, że firma istnieje, ma się dobrze i dalej jest do ich dyspozycji.

Spotkanie podzieliliśmy na trzy części:

Pierwsze – udział w nim wziął znany psycholog, z którym uczestnicy spotkania rozmawiali o obawach i lękach związanych z obecną sytuacją na rynku, planowanymi zwolnieniami, przewidywanymi bankructwami itd. Uczestnicy rozmawiali też m.in. o problemach w małżeństwach, z dziećmi, o obawie przed śmiercią bliskich. Pojawiały się łzy, złość gniew… Takie trochę katharsis, które (jak potem praktycznie wszyscy przyznali), było bardzo potrzebne, bo choć nie było łatwe, to zadziałało oczyszczająco. Jak powiedział jeden z uczestników: „No dobra, czas otrzepać kolanka i wstać. Chodźmy dalej, ale razem, bo tak będzie łatwiej!”

Drugie – warsztaty przeprowadzone przez znanego coacha, który uczestnikom spotkania pokazywał narzędzia i rozwiązania, które mogłyby wesprzeć biznes partnerów naszego klienta. Tu pojawiły się konkretne narzędzia, rozwiązania pomysły. Powstał plan działania. Niektórzy z uczestników spotkania, którzy do tej pory trochę ze sobą rywalizowali, postanowili stworzyć wspólne rozwiązania, aby nawzajem wspierać siebie na danym rynku. Uczestnicy wymieniali się swoimi doświadczeniami
i omawiali pomysły, które mogliby wprowadzić w swoich domach i firmach.

Trzecie – spotkanie online z ekspertem zza granicy, który uziemiony w domu (łączyliśmy się z Wielką Brytanią), mając więcej czasu niż zazwyczaj (bo nie lata po całym świecie z odczytami i warsztatmi), biorąc zdecydowanie mniej niż zazwyczaj (bo też stracił zarobek. wiec chętnie podejmie się nowych wyzwań), podzielił się z uczestnikami wartościowym „know how” dyskutując o szansach i zagrożeniach pewnych rynkowych posunięć, które dotyczą branży naszego klienta.

W trakcie spotkania odbył się lunch, który został dowieziony do domów uczestników spotkania przez lokalne restauracje (osoby były zgromadzone w 18 różnych miastach), co wymagało od nas zaawansowanej logistyki i synchronizacji dostawy jedzenia, łącznie z dostosowaniem menu do możliwości podgrzania dań przed podaniem (wirus COVID-19 ginie w temperaturze ponad 60 stopni). Obiad wszyscy zjedli „wspólnie” siedząc przed kamerami w swoich domach. Tu już było za to sporo śmiechu, żartów i przekomarzania się. Po spotkaniu nie było też już „Panów i Pań”. Wszyscy zakończyli spotkanie żegnając się po imieniu.

Co dało to naszemu klientowi? Wiele! Przede wszystkim pozwoliło spotkać się i porozmawiać o przyszłości, o emocjach, o lękach przed zmianą. O obawach, złości, gniewie czy… miłości. W tle jest firma naszego klienta, która będąc gospodarzem spotkania wspiera swoich partnerów. Rozmawia z nimi, komunikuje się, ale jednocześnie jest szczera, nie ukrywa swoich obaw, odsłania twarz…

Wymaga to odwagi, ale… Dzisiejsze czasy wymagają tego od marek, aby stanęły na wysokości zadania i wzięły odpowiedzialność za komunikację ze swoimi partnerami i kontrahentami, a także klientami wewnętrznymi, czyli pracownikami.

W najbliższych miesiącach rynek spotkań będzie się intensywnie transformować w wersję digital, bo wymaga tego obecna sytuacja. Prognozuję, że nawet po zakończeniu pandemii, ludzie jeszcze przez długi czas będą obawiać się udziału w dużych eventach, koncertach i spotkaniach. Nie ma więc innej alternatywy, jak przeniesienie spotkań do wirtualnej rzeczywistości. Sztuką będzie jednak maksymalne powiązanie ich z działaniami offline. 

Bez względu na profil działania i branżę w której działa Twoja firma, tego typu narzędzie pozwolą Ci m.in. podtrzymać relacje ze swoimi klientami i pracownikami, a przede wszystkim zapewnić ich o tym, że o nich myślisz. I nie musisz przy tym ponosić ryzyka organizacji spotkań offline. Że tak powiem nikt na nikogo nie nakaszle :)

Do kogo możesz skierować swój przekaz? Do każdego, z kim chcesz lub po prostu musisz podtrzymywać relacje. Mogą to być np. zatrudnieni w Twojej firmie programiści, którzy pracują w domach i często chcieliby otrzymać odskocznię i możliwość nauczenia się czegoś nowego, podyskutowania, czy po prostu zrelaksowania się. Działania online możesz kierować również do swoich kontrahentów, dystrybutorów, sprzedawców, dilerów, pracowników działu handlowego, kierowników działów, akcjonariuszy. Każdy się boi, każdy ma pytania, każdy szuka odpowiedzi. Każdy ciut innej. Wszyscy chcą jednak spotkać się i porozmawiać. Wyjdź im na przeciw. Zaproś ich na takie spotkanie. 

Oczywiście opisywane wyżej przykłady są rozwiązaniami idealnymi. Pamiętaj, że im więcej osób, tym ogranicza to możliwości narzędzi i elementów, które można przenieść do tzw. „reala”. Najczęstszym problemem organizacji tego typu wydarzeń, jest logistyka. Np. do 20 miejsce w 5 czy 8 lokalizacjach w Polsce można zamówić obiad z dowozem w mniej więcej tym samym czasie. Do 150 miejsc w 25 lokalizacjach, może to być niewykonalne. Nie wszystko da się zrobić wszędzie.

Ważne jest, aby za przekazem szła pewna wartość, którą chcesz dać swoim klientom lub pracownikom.

Przez najbliższe miesiące sale konferencyjne biur w całej Polsce będą świecić pustkami. Nie pozostaje nam nic innego, jak dostosować się do rzeczywistości.

Zastanów się więc, co chcesz powiedzieć swoim interesariuszom, kim oni są, jakie mogą mieć problemy i wyzwania. Wspólnie zastanówmy się, jak komunikat, który chcesz im przekazać, możemy przekonwertować w wyjątkowe doznania, które wpłyną na ich emocje, działania i plany.

Dzięki naszej metodzie jesteśmy w stanie stworzyć mapę doświadczeń dla Twojej firmy, klientów i pracowników i pokazać Ci, w jaki sposób możemy przenieść je do offline, mimo tego, że wszyscy będą widzieć się przed komputerem.

Jeśli jest to dla Ciebie ważne, to skontaktuj się, a umówimy się na krótkie bezpłatne konsultacje. Chętnie opowiem o tym więcej.

Pozdrawiam
Damian Haftkiewicz

p.s. Szukasz kontaktu do mnie? Kliknij w poniższy baner.

MOŻE CIĘ TO TEŻ ZAINTERESUJE

Storytelling w warzywniaku, czyli jak zrobić event nie mając wielkich pieniędzy?

W czyich wystąpieniach na konferencji ‚I Love Marketing’ znalazłem najwięcej inspiracji?

Jakich bezsensownych błędów nie warto popełniać tworząc budżet eventowy?

Jakie ważne pytania powinieneś zadać agencji eventowej, zanim podpiszesz z nią umowę?

dyskusja